como usar as planilhas
Planilha 1 - Produtos
Finalidade: Controlar as Vendas / Estoques dos Produtos comercializados na Loja e agilizar o Fechamento do Caixa. Será indispensável quando fizer o Fechamento pelo programa Lucro Certo.
Identificação: Deve-se preencher os campos:
a) Func.: com o Nome do Funcionário responsável pelo Caixa
b) Terminal: com o Número do Terminal instalado no Caixa (caso haja)
c) Data: com DD / MM / AAAA, referente ao dia que se está operando
d) Hora: com HH:MM, referente à Hora do Fechamento do Caixa.
Corpo da Planilha: São oito (8) colunas que devem ser preenchidas para cada Produto:
a) Produto: Faça uma descrição do Produto. Por exemplo: Bilhete Sábado, Instantânea 0,50, TeleSena, etc...
b) Inicial: Anote nesta coluna a quantidade de Unidades do Produto com a qual este Caixa iniciará as Vendas (Leia a explicação referente à coluna Final);
c) Entrada: Durante o transcorrer do dia, se houver necessidade de transferir mais Unidades do Produto, anote neste campo a quantidade transferida e o número do Caixa cedente, por exemplo, com a seguinte notação: 30 (2) - 30 unidades vindas do Caixa 2.
d) Transf.: Também durante o período de venda neste Caixa, se houver necessidade de transferir Unidades do Produto deste Caixa para o Caixa Central ou para outro caixa, anote neste campo a quantidade transferida e o número do Caixa, como exemplificado no item Entrada.
e) Final: Lance nesta coluna a quantidade de Unidades do Produto apurada no fechamento deste Caixa.
Observe que o Estoque Final deste Caixa será o Estoque Inicial do Caixa seguinte, assim adote o seguinte procedimento:
- Nesta Planilha lance o Estoque Final do Produto, no campo "Final"
- Numa nova Planilha, anote no campo "Inicial", esta quantidade, pois o novo Caixa Irá começar a trabalhar com este Estoque.
f) Venda: Apura-se nesta coluna a Quantidade Vendida. A própria Planilha indica as operações a serem feitas:
Inicial + Entrada - Transf. - Final = Vendas
g) Valor Unitário: Anota-se aqui o Valor de Venda de cada Unidade do Produto.
h) Total de Vendas: Apura-se o Total das Vendas deste Produto, multiplicando-se o Valor da coluna "Venda" pelo Valor da coluna "Valor Unitário".
Total Geral de Vendas: O Total Geral de Vendas é obtido, somando-se todos os valores que estão na coluna "Total de Vendas". Este Total Geral de Vendas deverá ser transportado para a Planilha 2 - Movimentação.
Planilha 2 - Movimentação
Finalidade: Controlar o fluxo de numerários, tais como Sangrias (Retiradas), Fiados, gastos com Despesas, etc... Junto com a Planilha 1 – Produtos e os Relatórios emitidos pelo Terminal, tem-se um controle eficaz sobre os Caixas da Loja.
Corpo Principal da Planilha: São quatro (4) colunas que devem ser preenchidas:
Sangrias
b) Valor: Anotar aqui o Valor do Lançamento feito.
c) Visto: No caso da Sangria ou retirada de dinheiro para pagamento de Despesa da Loja, o visto deverá ser da pessoa que fez a retirada de numerário do Caixa; no caso de Fiado, deverá ser de quem lançar tal Fiado na conta corrente do Cliente, etc...
d) Descrição: Faça uma pequena descrição do lançamento. Escreva o suficiente para que o mesmo fique identificado No caso da Sangria ou retirada de dinheiro para pagamento de Despesa da Loja, coloque sempre um visto da pessoa que fez a retirada de numerário do Caixa; no caso de Fiado, deverá ser de quem lançar tal Fiado na conta corrente do Cliente, etc...
· Conjunto à Direita
Identificação: Deve-se preencher os campos:
a) Func.: com o Nome do Funcionário responsável pelo Caixa
b) Terminal: com o Número do Terminal instalado no Caixa (caso haja)
c) Data: com DD / MM / AAAA, referente ao dia que se está operando
d) Hora: com HH:MM, referente à Hora do Fechamento do Caixa.
a) Tipo: Abaixo descrevemos cada tipo de movimentação.
São as Retiradas de numerários deste Caixa para depósito.
Observação: Quando houver transferência de valores entre os caixas, o caixa que saiu o dinheiro anota como Sangria e o caixa que recebeu anota como Entrada de Dinheiro.
Despesas
São as Retiradas de dinheiro para pagamento de pequenas despesas que eventualmente ocorrem durante o dia.
Fiado Cliente
Cada Cliente possui uma conta corrente onde são lançados débitos (na ocorrência de um fiado) e créditos (quando da quitação total ou parcial da dívida). Os Produtos e/ou Serviços vendidos à prazo devem ser lançados individualmente para que se possa ter controle do Fiado de cada Cliente.
Fiado Loja
Nos Caixas com Terminal são gerados os Produtos para serem vendidos na Loja. O exemplo mais comum é o Bolão. Ao “passarmos” o Jogo de Computador no Terminal, ou seja, ao efetivamente fazermos o Jogo que será vendido em Cotas de Participação, estamos criando um vale neste Caixa – aqui denominado Fiado da Loja.
Prêmio Estadual
Os prêmios da Loteria Estadual (Bilhetes) não são pagos pelo Terminal da CEF e, por isso deve-se lançar aqui, o Valor Pago, como uma saída de dinheiro para pagamento de tais Prêmios.
Pgto. Prêmios
Ao pagar um Prêmio de Bolão, por exemplo, você está retirando dinheiro deste Caixa e, portanto, deverá lançar aqui o vale correspondente.
Observe que o Pgto de Prêmios dos Bilhetes da Federal ou da Raspadinha não devem ser lançados aqui, pois são pagos através dos Terminais e serão lançados na prestação de contas da Loja com a CEF, no Fechamento do Dia.
TeleSenas Não-Vencidas
Caso você compre TeleSenas Não-Vencidas, será necessário informar a quantidade e o valor pago por unidade para cada Campanha adquirida.
TeleSenas Vencidas
O procedimento para lançar os resgates das Telesenas Vencidas, na Planilha, é idêntico ao das Não-Vencidas, com o diferencial de que o valor pago já é sugerido no site da Telesena (www.telesena.com.br).
O lançamento de Campanha por Campanha - seja vencida ou não - visa facilitar, primeiro, o controle de estoque dos Títulos e, segundo, a confecção do Mapa da Telesena.
Parte Inferior da Planilha: São dois (2) conjuntos que devem ser preenchidos no Fechamento
· Conjunto à Esquerda
a) Val. Cheque Agência: Lança-se a Soma de todos os Cheques, Pré-Datados ou não, que sejam da Agência da CEF, na qual a Loja possui as Contas 043 e 003.
b) Val. Cheque Outras: Lança-se a Soma de todos os Cheques que não foram lançados no item anterior.
c) Valores Espécie: Lança-se o Total em Dinheiro (cédula ou moeda)
d) Troco próximo Caixa: As moedas e as cédulas de pequeno valor, até uma determinada quantia previamente estipulada, devem
ser deixadas na gaveta deste Caixa e lançadas neste campo;
ser lançadas no campo Troco Inicial do próximo Caixa.
e) TOTAL: Calcula-se a soma de todos os itens acima e anota-se aqui. Este é o montante considerado como Crédito do responsável pelo Caixa e é indicado por (A).
a) Troco Inicial: Quantia com a qual este Caixa iniciará seu trabalho. Este valor corresponde ao lançado na Planilha do Caixa anteriormente fechado, no campo “Troco próximo Caixa”;
b) Entrada Dinheiro: Caso haja necessidade de fornecer nova quantidade de dinheiro a este Caixa para pagamento de Prêmios, por exemplo, lance neste campo o valor fornecido;
c) Recebimento Fiado: A soma de todos os Fiados recebidos através deste caixa
d) Serviços (Outros): Se houver outro tipo de serviço que a Loja presta aos Clientes, como por exemplo Fotocópias (Xerox), o valor total destes serviços devem ser lançados neste campo.
obs: a comissão recebida pela venda do carne do Baú deve ser lançada neste item - veja Tot. Caixa);
e) Total Geral Vendas: Valor total vendido, que é transportado da Planilha 1 - Produto;
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f) Tot. Caixa (Loterias):
Total em Caixa que aparece no relatório Resumo Diário, tanto
do terminal Loterias quanto do Financeiro
Total. em Caixa =>
7.310,25 (-) g) Total (1+2+3+4+5+6+7): Será a soma dos itens: Troco Inicial, Entrada Dinheiro, Recebimento Fiados, Serviços (Outros), Total Geral Vendas, Total em Caixa (Loterias) e D-C (Financeiro). Este é o montante considerado como Débito do responsável pelo Caixa e é indicado por (B). |
Diferença de Caixa:
O Total apurado no Conjunto à Direita - TOTAL (B) - é o valor
que o Funcionário, responsável pelo Caixa, deve prestar conta
à Loja, assim é Débito do Funcionário.
O Total apurado no Conjunto à Esquerda - TOTAL (A) - é o montante
que o Funcionário dispõe para esta prestação de
contas. Portanto, é Crédito do Funcionário.
A Diferença (A - B), obtida fazendo-se o cálculo: TOTAL (A) -
TOTAL (B), mostrará a Diferença de Caixa, caso haja.
Se esta Diferença for Positiva, houve Sobra e caso seja Negativa, houve
Falta. Tais diferenças poderão ser lançadas na Conta Corrente
do Funcionário.
Caixa Central
Para facilitar o controle de Fluxo de Caixa (dinheiro) que circula na Loja, criamos o Caixa Central.
Encare este Caixa Especial como o administrador da sua Loja, responsável pelas compras, por eventuais vendas, pelos pagamentos, depósitos e também por receber os valores dos demais caixas para posterior prestação de contas junto à CEF.
Sendo assim, temos:
Após o preenchimento da(s) Planilha(s) manualmente, o próximo passo é lançar o Fechamento do Caixa no programa Lucro Certo.
Uma vez que a tela do programa é a cópia exata da Planilha impressa, o lançamento é uma tarefa muito fácil. No entanto o fundamental é entender o que acontece com cada um dos lançamentos, o que eles afetam e onde ficarão arquivados para serem consultados posteriormente.
